Организовать архив: самостоятельно или обратиться за помощью?

У человека, который задумывается об архиве своей организации, есть два варианта: создавать его своими силами и силами сотрудников или же нанимать специалиста. И тот, и другой случай вполне допустимы, но вот какой из них выбрать — зависит, прежде всего, от ситуации. И от того, каким количеством времени вы располагаете.

Самостоятельная организация архива

Итак, вы не доверяете никому и решили сделать все своими силами. Вам кажется, что архивное хранение конфиденциальных документов может быть надежным, только если хранилище размещается в вашем офисе и к бумагам не имеет доступ никто кроме вас.

Такой вариант имеет место быть, особенно если речь идет об организации хранения корпоративной документации.

Но помните, что если вы просто собрали все бумаги в папки (и даже предварительно рассортировали их) и сложили в специальный шкаф или сейф — это не архив. Это хаос бумаг, в котором вы не сможете сориентироваться уже через несколько недель.

Первая и самая главная особенность грамотного хранения — создание описи. То есть нужно не только систематизировать все бумаги, но и описывать их по порядку с указанием места расположения.

Оптимальный вариант — нумеровать все. Так вы сможете быстро найти необходимое, а цифры для нумерации не закончатся никогда.

Еще один момент, который важно учесть, — это то, что вам нужно помещать в папки не все подряд. Каждый документ имеет собственный срок хранения, а от некоторых бумаг можно избавить сразу после использования. Для этого вам потребуется ознакомиться с законодательством в этой сфере. Как правило, ценные советы может дать бухгалтер или юрист компании.

Если же все это кажется вам слишком сложным, вы можете просто доверить всю процедуру специалистам.

Подготовка к сдаче в государственные архивы

Но есть ситуации, когда без помощи профессионалов не обойтись. К примеру, вам может быть нужна подготовка документов к архивному хранению в государственных фондах.

Закон предусматривает ряд случаев, когда бумаги нужно сдавать в такие организации. На практике компании чаще всего сталкиваются с этой необходимостью в процессе ликвидации, когда бумаги, касающиеся личного состава сотрудников требуется сдать в специальный архив.

Но сдать — это не просто найти и принести. И даже если у вас идеально организованное хранилище, для сдачи все равно потребуется определенная обработка, составление сопроводительной документации и т.д.

На стадии закрытия предприятия мало у кого есть силы и желание возиться с бумагами, поэтому помощь опытного специалиста будет вам как нельзя кстати.

Другие варианты профессиональной поддержки

Иногда помощь специалистов может оказаться выгодным вариантом в совершенно неожиданных ситуациях.

К примеру, вам нужно избавиться от большого количества бумаг. Представьте себе, что у вас скопилось несколько тонн документов. Куда их деть? Такую массу не выкинешь. Да и вдруг кто-то обнаружит бумаги и использует их против вас? На помощь придет профессиональное уничтожение документов. Все ваши дела будут измельчены и отправлены на переработку на целлюлозно-бумажные комбинаты. Они пойдут на производство новой бумаги.

Еще один интересный вариант: обучение и консультации от мастеров. Это промежуточный вариант между самостоятельной и профессиональной организацией хранилища. Вы получите нужный минимум знаний и сможете справиться с задачей значительно быстрее.